Per prima cosa, che cosa è, o cosa deve essere un modello? Si può rispondere, in linea generale, che un modello serve per riproporre le proprietà "emergenti" del sistema o della situazione reale. In altre, semplici, parole, un modello è una rappresentazione della realtà.
Applichiamo questo concetto al Process Modeling.
Sfatiamo subito un'idea, la modellizzazione dei processi, non è solo il disegno del suo diagramma di flusso. Il flusso di processo, e il diagramma ad esso associato, sono molto importanti, ma non sono tutto.
Un processo va ben al di là del semplice diagramma di flusso, un processo è fatto dalle risorse, persone che utilizzano strumenti, che trasforma materiali e informazioni in ingresso in prodotti e informazioni in uscita. Il tutto, rispettando standard, regole, leggi!
Questa differenziazione ci introduce un'altra domanda: process mapping o process modeling?
In letteratura, spesso, sono usati come sinonimi e non esiste una netta distinzione tra i due concetti. Il mio approccio è che il mapping è il diagramma di flusso, una sorta di visione 2D, mentre con il modeling si introducono variabili descrittive maggiori e più dettagliate (diversi livelli organizzativi, dettaglio quali-quantitativo su input e output, rischi collegati, documentazione,...), in pratica una sorta di visione 3D.
Per poter definire un modello di processo, si dovrebbero poter avere queste "viste":
- la vista del flusso di attività, con una descrizione esaustiva degli input e degli output
- la vista dei diversi livelli su cui si suddivide il processo (dal contesto alla singola attività, passando per macroprocessi, processi, sottoprocessi,...),
- la vista dell'organizzazione (ruoli, unità organizzative e gerarchie) e di conseguenza, si dovrebbe poter costruire facilmente la vista (o meglio la matrice) responsabilità-attività (per esempio la RACI)
- si devono poter vedere le diverse risorse che trasformano e manipolano gli input e gli output
- una vista sulle misure i valori in input e in output (il processo per produrre 2 tazzine di caffè è molto diverso dal processo per produrre 200 litri di caffè, ancge con gli stessi ingredienti!)
- avere l'evidenza dei controlli effettuati lungo il processo e dei rischi ad esso collegato
- poter contenere informazioni (manuali, procedure, istruzioni, link,...) legate alle diverse attività e/o parti di processo e note sul processo di modellizzazione
Inoltre, un modello deve essere facilmente condivisibile, oltre che comprensibile.
Per fare questo, sono disponibili diverse notazioni standard di modellizzazione (SIPOC, RACI, Swimlane Workflow, Process Chart, BPMN, Value Stream Map,...) e diversi strumenti software per eseguire la modellizzazione. Difficile dire quale sia il migliore, dipende dal contesto.
Personalmente uso l'approccio "Swimlane workflow" supportato da QPR ProcessDesign come software di modellizzazione.
Ultimo, ma non meno importante, quando è necessario modellizzare i processi?
Gli ambiti in cui la modellizzazione è un fattore chiave di successo sono sicuramente:
- quando si vogliono (o forse si devono) migliorare le performace dei processi in essere, la classica ricerca dell'efficacia e dell'efficienza, a cui sempre più spesso si aggiunge un tema di conformità, ottenuta passando dall'analisi dei processi (il classico "To Be") per arrivare ad uno sviluppo del processo migliorato (il "To Be")ricercare opportuni spazi di mi
- per massimizzare il ritorno degli investimenti in software e strumenti, e diventa così fondamenale conoscere il contesto in cui si opera, quali dati processare, quale flusso di attività, quali volumi che lo attraversano, in quali punto, o passi, del processo si interviene,...
- - documentare le attività svolte (lascio a voi immaginare in quali e quanti ambiti)
Per oggi è tutto, cosa ne pensate?
Il disegno è di Alessandro Gianni
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