Prendo spunto dal post “10 Essential Tips for Successful Process Mapping”,
pubblicato nel blog www.goleansixsigma.com nel proporvi questo articolo.
Quando si avvia un intervento di miglioramento, avere la capacità
di realizzare una accurata mappatura dei processi (Process Mapping) interessati
è un, primo, passo essenziale.
La mappatura di processo, spesso, consente di trovare opportunità
di miglioramento immediate (“Quick Wins”) oppure di analizzare in modo dettagliato
, le attività per individuare come realmente oggi si fanno le cose e proporre
miglioramenti strutturati.
applicando alcune semplici, ma potenti regole, si garantirà alla
vostra attività di mappatura di raggiungere pienamente l’obiettivo.
Nel tempo, sono stati codificati diversi approcci di mappatura ognuno
valido nel contesto per cui è stato pensato; questa semplice guida, vale per
ogni metodo adottato.
1. Non mappare per ”amor di mappatura”. L'obiettivo della
mappatura dei processi è quello di imparare e migliorare il modo in cui si
svolgono e si gestiscono le attività. Quindi, vale il principio de “il meglio è
il nemico del bene”, evitare nel modo più assoluto di dedicare eccessi tempo a
perfezionare la mappatura.
2. Inizia con lo “Stato attuale” ("As Is"). Una volta selezionato l’
area di processo, concentrarsi sul documentare il "come è", sul fare
una fotografie veritiare del “As Is” Questo potrebbe sembrare ovvio, ma quando
viene chiesto di migliorare un processo, l’impulso è quello di descriver subito
le soluzioni pensate/ipotizzate, ma questo non è di grande aiuto, anzi!
3.“Cammina” lungo il processo. Prima di costruire la mappa del
"come è" passeggia lungo il processo, cerca di capire come è il reale
funzionamento con brevi interviste, osservazioni sul campo e cerca di capire
quali potrebbero essere i problemi. Questo, oltre che aiutare la mappatura
stessa, fa aumentare l'interesse esterno verso il processo di miglioramento, le persone
apprezzano sempre quando viene chiesto
il loro contributo.
4. Mappa il processo come è nella realtà.
Quindi, raccogli, tutte le osservazioni, e dividi l’”As Is” dal
possibile “To Be”.
5. Mantieni le cose semplici(Keep it simple). Usa strumenti
semplici (almeno per iniziare) come carta, lavagna a fogli mobili e post it. La
mappa deve essere facile da condividere e facile da comprendere, non deve restare
chiusa in un file.
6. Includi dati e informazioni di processo. Il processo di
mappatura risulterà tanto più efficace se conterrà dati e informazioni relative
al processo stesso, quali tempi di ciclo, tempi di attesa,…. Comprendere queste
informazioni su una mappa di processo aiuterà a riflettere su ciò che realmente
si fa per soddisfare la domanda dei clienti. Non devono essere indicati solo i
tempi di ciclo, quando è possibile, ma anche la varianza e la distribuzione nel
tempo di max e min, in modo da evidenziare ciò che spesso i dati medi
nascondono.
7. Applicare gestione visiva. Utilizzare colori diversi per le
diverse "swimlane" di una mappa Swimlane e scegliendo un colore
contrastante (tipicamente rosso) per i punti critici. Non inserire connettori e
frecce fino a quando la mappa non è stata non è stata verificata così, si
eviterà di rifare troppe volte il flusso.
8. analizzare in profondità le criticità ed evidenziare i risultati. Visualizzare i
punti di criticità e le potenzialità di miglioramento. I risultati delle
analisi di miglioramento, devono essere evidenti sul flusso oppure
rappresentati in modo da essere facilmente viste. In questo modo, sfruttiamo la
mappa di processo come uno strumento di condivisione delle criticità e dei
possibili miglioramenti, riducendo del gruppo.
9. Diffondi energia ed entusiasmo! Quando possibile, creare una
"War Room" o qualche spazio dedicato per il team di mappatura, in
modo che il flusso sia sempre visibile. Sarete piacevolmente sorpresi
dell’interesse suscitato.
10. Condividi, condividi, condividi. La mappa di processo non deve
stare chiusa in un cassetto o in un file nel pc! Più sarà condivisa con le
persone e con le diverse aree e più sarà la mappa sarà veritiera
Con il processo mappatura del "As Is", il team
ricostruisce ciò che realmente accade in un processo, aumentandone la
comprensione e permettendo di scoprire velocemente punti deboli e “Quick Wins”, cioè
miglioramenti semplici immediati e che non richiedono investimenti
significativi.
Da un solo semplice strumento, si possono ottenere innumerevoli
benefici!
Per ulteriori approfondimenti, consultate anche questo link: http://www.leankaizen.co.uk/process-mapping-lean-methodology.html
a questo link è possibile scaricare la versione pdf di questo post.
In
alternativa, potete richiedermi il paper, scrivendomi un’e,mail all’indirizzo:
maurilio.savoldi@gmail.com
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