Le 5S, mia nonna e il buon senso applicato - perché i programmi 5S faticano a sopravvivere!

Le 5S sono una metodologia che nasce con l’approccio Toyota Production System (TPS) più nota come Lean Production (o Lean Organization).

In molti testi, le 5S sono presentate come uno dei pilastri della Lean (vista nella logica “visual management”), uno degli strumenti operativi più importanti nell’eliminazione degli sprechi (Muda), obiettivo cardine della Lean, in quanto si introduce un approccio che aiuti a eliminare  tutto ciò che non è strettamente funzionale all'attività svolta, questo, indipendentemente dall'attività stessa.

Non voglio qui scrivere sul tema 5S, rimando al post "Come eliminare le attività che non aggiungono valore, un esempio", mi voglio però soffermare sul perché si fatica a vedere implementata tale metodologia in modo sistematico. un utile tabella riassuntiva è pubblicata nell'ultima pagina.

Perché, inoltre, troppo spesso una metodologia fondata sul puro buon senso, fatica a trovare piena applicazione nelle nostre imprese e, soprattutto,  perché i programmi di implementazione delle 5S faticano a trovare piena applicazione, e spesso sono destinati al fallimento.

L’importanza delle 5s

L’importanza delle 5S non è in discussione. I vantaggi che derivano dall’applicazione delle 5S sono molteplici, solo per citarne qualcuno:

La riduzione di errori e la riduzione di sprechi (più qualità e maggiore efficienza)

Una maggiore sicurezza degli ambienti lavorativi

Un miglioramento delle prestazioni e della produttività

L’ottimizzazione della gestione del magazzino

Un miglior uso delle attrezzature e degli impianti

(per approfondire: LE 5 S: I VANTAGGI)

Solo questo veloce elenco dovrebbe bastare per convincere Imprenditori e Manager a dedicare energie e risorse alle 5S. Il tutto a costo zero!

Eppure si continua a non dare troppa importanza a questo tema, troppo spesso, si entra in aziende, in particolare nelle Piccole e Medie, e ci si trova immersi nel caos, e nessuno che pone particolare attenzione a questa situazione, dove, con pochi e semplici passi si potrebbe ottenere grandi risultati in termini di efficacia ed efficienza!

L’applicazione classica delle 5S

Per contro, molte aziende hanno provato a implementare programmi 5S, senza ottenere i risultati sperati o senza riuscire a mantenere nel tempo la giusta attenzione a questo programma.

Quando si parte con un programma di applicazione delle 5S, ammetto che anch’io ho fatto così, si usa un approccio “passo dopo passo”, seguendo un percorso che è l’esatto ordine con cui le 5S sono elencate:

• si  separa ciò che serve da ciò che non serve - SEIRI - prima S
• si mette ordine alle cose - SEITON - seconda S
•  si pulisce (spesso facendo delle vere e proprie pulizie)- SEISO - terza S
•  si provvede a dare uno standard all’ordine fatto, con maschere, cartelli, check list,... )- SEIKEZU - quarta S
•  ci si autodisciplina, magari introducendo un sistema di monitoraggio e di audit mirati all’interno di altri sistemi di controlli (in genere se ne occupa la Qualità) )- SHITSUKE - quinta S

Fin qui, tutto bene, pero...

...però qualche cosa non funziona, perché altrimenti tutte le aziende avrebbero il loro bel sistema 5S!

Nella mia esperienza, con questo approccio che va dalla prima alla quinta S (dalla separazione al mantenimento), si genera un circolo vizioso, in cui si tende a dare tanta importanza alle prime tre, sistemando l’area interessata all’intervento, trascurando le ultime due, dove si cua la condivisione dell’approccio e il su mantenimento nel tempo. Perché?

Non sono ne uno psicologo del lavoro ne tanto meno un sociologo, ma penso sia assolutamente

naturale che dopo aver implementato le prime tre S, tutto sembra a posto, e si inizi a dare meno attenzione alle time due. Al massimo, quando ci si accorge che si sta ritornando alla situazione iniziale, si ricomincia.

In questo modo si tagliano fuori da questo circolo la standardizzazione e il mantenimento, che sono i due elementi cardine delle 5S, qulli che tengono attivi i primi tre, garantendo la corretta attivazione del circolo virtuoso.

Così, quando tutto sembra a posto, si “mollano le redini”, si tende a pensare che “ormai ho sistemato tutto” e si trascura la sistematizzazione dell’approccio.

Cosa c’entra mia nonna con le 5s?

Cercando di capire perché le 5S non riscuoto il successo e l’attenzione che meritano, ho pensato a mia nonna! Classe 1909, ci ha lasciati alla veneranda età di 90 anni, è sempre vissuta in un paesino di montagna, quei paesi delle Prealpi arroccati tra i boschi, che tradizionalmente avevano poche risorse disponibili. Una vita di lavoro, tra fabbrica e “campi” (uso le virgolette perché in realtà, viste le dimensioni, sarebbe più corretto chiamarli orti), in un’economia agricola fatta di castagne, patate, verdure i stagione e allevamenti per lo più ovino e caprino.

Ho pensato, ma mia nonna, ha mai avuto bisogno di implementare un programma 5S? Ovviamente no!

Ma perché non ne ha mai avuto bisogno? Si dirà perché viveva in un ambiente semplice, poco complesso non aveva bisogno di logiche così strutturate.

In realtà, proprio per le limitazioni dell’ambiente povero in cui viveva era necessario ottimizzare al meglio tutte le (limitate) risorse a disposizione, un po’ quello devono affrontare le aziende oggi!

A questo proposito, consiglio di leggere il libro lo “Spirito Toyota” di Taiichi Ohno, col che  reso possibile il miracolo Toyota, introducendo quelle che noi oggi chiamiamo “Lean”, ma che per lui era semplice “buon senso applicato”!

Torniamo a mia nonna, nel suo mondo, come in tutti i mondi rurali e contadini, non era pensabile sprecare nulla, anche una castagna era sarebbe tornata utilissima! In questo contesto, il concetto di ottimizzazione delle risorse, era innato, lavorare bene voleva dire lavorare meglio, con risultati migliori, magari più velocemente e più  tempo a disposizione significava poter trasformare più materie prime e mettere da parte più scorte per l’inverno, e così via,.... L’ambiente perfetto per implementare un intervento Lean, 5S incluse!

In realtà, non ne aveva bisogno! Il suo mondo era già Lean, le 5S non esistevano, perché non c’era bisogno che nessuno dicesse a nessuno di organizzare, sistemare, pulire, lo facevano e basta! Perché?

Perché, pur senza usare questi termini, la “standardizzazione” era  una logica innata e il sistema era mantenuto in modo “naturale”, questo perché la “cultura” in cui erano cresciuti, li orientava in modo naturale all’ottimizzazione, cioè  ad ottenere il massimo dal poco disponibile. La Lean prima che esistesse la Lean!

Per garantire il successo di un programma 5S, e più in generale un programma Lean, sia necessario pensare al mondo in cui sono cresciute le nostre nonne!

Un approccio diverso (nuovo?)

Partendo da questo, nell’avviare un programma 5S, è prima di tutto necessario creare un ambiente fertile, in cui instillare i principi cardine dell’approccio. Per implementare un programma 5S, è necessario che sia “creata” e fatta propria una cultura adeguata alle 5S stesse.

Il paradosso è, che per avere successo, la prima S da implementare, sia proprio l’ultima, il mantenimento, quella che più offre un approccio “filosofico” e “culturale” prima che tecnico.

Creare l’ambiente giusto, formare le persone per far si che queste concorrano nel creare l’ambiente adeguato (giusto?) per implementare un programma Lean.

Le 5S, così come tutta la Lean, non deve essere vista solo come un insieme di tecniche, ma prima di tutto un modo di essere, deve essere cultura.  Riporto da wikipedia.org, “il termine cultura deriva dal verbo latino colere, "coltivare". L'utilizzo di tale termine è stato poi esteso a quei comportamenti che imponevano una "cura verso gli dei", da cui il termine "culto" e a indicare un insieme di conoscenze”.

Solo a questo punto, si potrà pensare a un percorso di standardizzare, cioè come dare una struttura organizzativa all’approccio utilizzato.

Di conseguenza, dopo aver creato un “solido” piano di appoggio culturale (il mantenimento) e avviato un processo di standardizzazione che garantisca la corretta condivisione di metodi e strumenti utilizzati, mantenere organizzato e pulito l’ambiente in cu si opera, sarà più facile, quasi “naturale”!

in chiusura

Le 5S sono un’attività fondamentale per ottenere risultati prefissati (qualità, efficienza, sicurezza,...).

L’applicazione delle 5S, pur essendo un’attività di puro “buonsenso applicato”, spesso non è così immediata come potrebbe sembrare.

L’approccio che di solito si utilizza è implementare le 5S nell’ordine in cui sono descritte, dalla separazione al mantenimento. Questo approccio, però, non garantisce il mantenimento dei risultati nel tempo.

Risultati che si mantengano nel tempo, come mi ha insegnato mia nonna, sono possibili solo utilizzando un approccio che passi attraverso un cambiamento culturale, spesso anche profondo.

Per implementare con successo un programma 5S, bisogna prima lavorare sull’ultima S, il mantenimento, per poi passare ai punti successivi.

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