Dalle Azioni Correttive al
Risk Management, come cambierà la gestione della qualità
Con
la pubblicazione del DIS (Draft International Standard) della norma En Iso
9001:2015, emerge che tra i requisiti previsti per la nuova relaese non è più
presente l’obbligo di documentare le “Azioni Correttive” intraprese.
Di
solito, sulle slide di sintesi ai vari corsi e/o convegni compare questa frase:
“Eliminate
le Azioni Preventive”.
Ma
è proprio così?
Proviamo
a fare qualche ragionamento.
Cosa sono le Azioni Preventive
Per
prima cosa, facciamo un veloce riepilogo si cosa sia una “Azione Preventiva”;
la norma (ed. 2008) dice:
L'organizzazione deve determinare le azioni per eliminare le
cause delle non conformità potenziali, al fine di evitare che queste si
verifichino. Le azioni preventive devono essere appropriate agli effetti dei
problemi potenziali.
Deve essere predisposta una procedura documentata che
definisca i requisiti per:
a) determinare le non conformità potenziali e le loro cause;
b) valutare l'esigenza di azioni per prevenire il
verificarsi delle non conformità;
c) determinare ed effettuare le azioni necessarie;
d) registrare (vedere punto 4.2.4) i risultati delle azioni
effettuate;
e) esaminare l'efficacia delle azioni preventive effettuate..
Una
chiara guida alle Azioni Preventive (da Qualitiamo.it – Impostare un’azione
preventiva) ci dice: per avviare al
meglio un'azione preventiva occorre:
- accertarsi, eventualmente anche tramite un intervento di formazione, che le persone sappiano come affrontare un'azione preventiva
- identificare una o più non conformità potenziali oppure uno o più spunti per avviare un'azione preventiva
- stabilire eventuali priorità di intervento
- stabilire i requisiti da seguire
- pianificare il lavoro
- stabilire quali relazioni esistono tra l'azione preventiva e il Sistema Qualità
- decidere responsabilità ed autorità
- impostare una buona rete di comunicazione tra tutti i membri dell'organizzazione che devono essere coinvolti in questo lavoro
- implementare l'azione decisa
- verificare la sua efficacia nel tempo
- mantenere le registrazioni di ciò che si è fatto
- fare un report alla Direzione e a tutti gli enti coinvolti
Con
l’Azione Preventiva si realizza una delle attività più importanti dell’intero
Sistema di Gestione Qualità (SGQ), il miglioramento continuo!
Ovviamente,
questo accade se l’obiettivo primario non sia solo quello di ottenere solo la
certificazione, ma si voglia, anche grazie al SGQ, creare vero valore in
azienda.
Utilizzando
solo le Azioni Correttive, non faccio altro che “correre dietro” alle
emergenze, migliorando solo quello che non va, il mio miglioramento sarebbe
solo discontinuo e a macchia di leopardo (problema è
soluzione è implementazione è miglioramento) in
quanto legato alle criticità (Non Conformità) rilevate e non ad una valutazione
delle possibili di non conformità.
Nelle
mie esperienze di Quality Manager, ho cercato di fare sempre buon uso di questo
strumento, proprio per cercare di anticipare le criticità che si sarebbero
potute presentare.
Il
limite, fino all’edizione attuale della norma, delle Azioni Preventive è che
era troppo legato al “buon senso” di qualcuno, non esistendo un approccio che
evidenzi cosa migliorare preventivamente.
Con
l’annunciata introduzione nella norma dell’approccio “Risk Management” si va a
porre rimedio a questo limite.
Questo
lo sanno molto bene chi ha applicato ai propri Sistema Qualità le norme En Iso
9100 (Aeronautico) e Iso/TS 16949 (Automobilistico) dove già sono previste
forme di analisi e gestione di rischio.
Il modello di Risk
Management
La
norma Iso 31000:2009 (ed inglese) da queste definizioni:
Risk:
Effetto di incertezza sugli obiettivi
Risk Management: Attività coordinate per dirigere e controllare un'organizzazione
sul piano di rischio
ancora
più interessante è la definizione di
Risk Management Framework (Sistema di Gestione del Rischio): set di elementi che
forniscono le basi e le modalità organizzative per la progettazione ed
attuazione di sistemi di monitoraggio, revisione e miglioramento continuo della
gestione del rischio in tutta l'organizzazione
Come
è esplicitato in modo molto chiaro nella norma Iso 31000, definito il contesto,
si esegue un “Risk Assessment” il cui risultato sono le azioni di “Trattamento
del Rischio”.
Ma
come saranno tradotte in pratica queste azioni?
Credo
che altro non potranno essere che le “vecchie Azioni Preventive”!
La
vera innovazione deriva dall'introduzione di un sistema di gestione del rischio
(di non conformità) dove si va a dare struttura a quel “buon senso applicato”
che fino ad ora ha permesso, nella maggior parte delle imprese, di avviare le
“Azioni Preventive”. Questo percorso, di fatto obbligatorio per tutte le
aziende certificate, permetterà di avere un quadro preciso delle fonti dei
rischi di non conformità presenti e dei percorsi da attuare per la loro
mitigazione, o meglio la “Prevenzione del Rischio di Non Conformità”
come si affrontare Prevenzione del Rischio di Non Conformità
Quindi, non solo le Azioni preventive non saranno eliminate
(!), ma diventeranno ancora più il nucleo portante dell’intero Sistema Qualità,
saranno sempre più gli strumenti operativi per realizzare veramente il miglioramento continuo, troppo spesso trascurato
nei SGQ.
Ma come implementare un sistema di “Prevenzione del Rischio
di Non Conformità”?
Sarà necessario introdurre logiche dinamiche, in grado di
monitorare costantemente nel tempo le diverse fonti di rischio e adeguare
l’approccio operativo alla mitigazione e alla consapevolezza, del rischio
stesso.
Introdurre logiche di controllo, utilizzando opportuni
indicatori di rischio (Key Risk Indicator-KRI), equivalenti ai KPI, attraverso
i quali avviene il monitoraggio e l’avvio di azioni correttive e di
miglioramento.
I KRI dovranno essere costruiti attraverso un processo che
lega gli obiettivi fissati, il percorso (strategie) attuative, le azioni
implementate e il potenziale di rischio di non conformità individuato
Un’efficace modello di gestione deve garantire la copertura
dei diversi potenziali di rischio diffusi in azienda. Per fare ciò, è
fondamentale coinvolgere tutte le persone che operano nei diversi processi
aziendali, sia con ruoli operativi che di responsabilità.
Questi ultimi, lungo tutto il processo decisionale, devono
poter definire piani di azione per la mitigazione del rischio, con un processo
immediato e di grande impatto comunicativo.
Si dovrebbe dare un impatto di valore ancora più elevato,
implementando un sistema che informi in “tempo reale” Direzione e Managers di
linea dell’evolversi della situazione, permettendo così interventi tempestivi.
Un esempio di come si potrà realizzare questo, ci viene dai
“Sistemi
di Gestione per la Sicurezza Alimentare” conformi alla norma Iso 22000, nate proprio intorno al concetto di
rischio operativo.
La Iso 22000 prevede che un’ efficace Gestione del Rischio
dovrà essere il risultato di un giusto equilibrio tra:- Prerequisite Programmes” (Principi di Good Manifacture Pratices), cioè condizioni o attività di base necessarie per mantenere il livello igienico ambientale ad un livello tale da favorire la sicurezza del prodotto
- Piano HACCP” (Hazard Analysis and Critical Control Points - Analisi dei Rischi e Controllo dei Punti Critici) dove sono descritte i controlli da monitorare per ciascun punto critico di controllo (CCP)
Quindi, le Azioni Preventive non sono eliminate, ma si
trasformano in strumenti ancora più permeanti del SGQ permettendo di attuare un
vero percorso di miglioramento continuo.
Un Sistema di Gestione della Qualità deve svolgere un ruolo
di prevenzione, èer questo, si chiederà alle organizzazioni di adottare un
approccio rischio orientato alle iniziative di prevenzione.
Con la nuova versione della norma ISO 9001 alle aziende sarà
sempre più richiesto di:
- valutare le questioni che influenzano la capacità dell'organizzazione di raggiungere i suoi obiettivi (risultati attesi).
- determinare rischi e opportunità
E questo approccio renderà la logica di "Azione Preventiva" ancora più potente, se collegata ad una vera gestione orientata ai processi.
Credits
Credits
- DIS (Draft International Standard) En Iso 9001:2015
- S. Cordiani e P. Ruffatti “"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" – I libri di Qualitiamo
- Qualità, Innovazione PMI e Reti d’impresa “La nuova norma Iso 9001:2015” atti del convegno del 13 ottobre 2014
- M. Savoldi “Quality and Risk Manager, l’esperienza del mondo aeronautico” - http://www.slideshare.net/MaurilioSavoldi/quality-and-risk-management
- “Cosa bisogna sapere per realizzare una buona azione preventiva - http://qualitiamo.com/articoli/impostare-azione-preventiva.html#sthash.vJ0siRO2.dpuf
- Uni En Iso 22000:2005 “Sistemi di Gestione per la Sicurezza Alimentare”
- AAVV “Guida all'applicazione della Iso 22000 – Dispensa di approfondimento” – Bureu Veritas Italia
- BSI Food Safety Management: a quick guide ti Iso 22000:2005
- Greg Hutchins “ENTERPRISE RIso 31000:2009, Risk Management – Principles and guidelines
- "RISK MANAGEMENT” - www.qualityplusengineering.com
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